Письмо клубу: отправлено — ещё не услышано

Держу на своём VPS почту для небольшого клуба: postfix + dovecot, без docker, настраивал руками. Клуб человек на тридцать, рассылка раз в месяц: где и во сколько встреча.

В пятницу секретарь клуба разослала письмо о встрече. У неё в клиенте "отправлено". Утром двое пишут ей в мессенджер: а во сколько собираемся? Письма не видели.

Полез в лог по обоим адресатам (адреса заменил):

postfix/smtp[...]: to=<member1@example.net>, relay=mx.example.net[...]:25, status=sent (250 2.0.0 Ok: queued as ...)
postfix/smtp[...]: to=<member2@example.org>, relay=mx.example.org[...]:25, status=sent (250 OK)

NOQUEUE reject нет, deferred нет, bounce не приходил. С моей стороны письмо принято чужим сервером, на этом мои логи заканчиваются.

Данная ситуация неприятнее отказа. При reject хотя бы видно код и текст. Здесь 250, и дальше тишина. Куда письмо делось после приёма, папка спама, фильтр на стороне получателя или человек просто не открыл почту, пока неизвестно.

SPF и DKIM у домена настраивал год назад, DMARC стоит p=none. Перепроверять буду, но сначала хочу понять порядок: что разумно смотреть со своей стороны, если отправка формально успешная? И есть ли смысл просить этих двоих посмотреть заголовки, если письмо до них, возможно, не дошло вообще?

Я бы начала с вопроса этим двоим: где именно они искали письмо? В том ящике, на который клуб шлёт рассылку, или в «основном» с телефона? В спаме, в «Промоакциях», в архиве? Или просто ждали уведомления на Mac?

У меня Почта на маке спокойно молчит про письма, которые фильтр сразу разложил по папкам. Так что «уведомления не было» ещё не значит «не дошло». Ваш 250 говорит только о том, что чужой сервер письмо принял.

olga_mac писал:
«уведомления не было» ещё не значит «не дошло»

плюсую. у меня письма от CI полгода падали в папку, которую я сам когда-то завёл фильтром «на время» и забыл. думал, что гитлаб перестал слать. оказалось, что всё на месте: 300 непрочитанных, аккуратно сложены.

к вопросу про двоих я бы добавил ещё одно: этот адрес у них конечный или пересылка? клубные адреса часто живут на каком-нибудь старом ящике с форвардом на основной. тогда 250 в логе получил только первый хоп, а дальше уже чужая пересылка, и при ней SPF у второго сервера вполне может не сойтись. в ваших логах этого не видно вообще.

если письмо найдётся в спаме или в «Вся почта», можно попросить у них не скрин, а заголовки, хватит строки Authentication-Results. там видно, как принимающая сторона оценила spf/dkim/dmarc. личное можно вырезать, нужны только эти строки.

если не найдётся даже поиском по теме, это уже другой разговор, и смотреть придётся иначе.

про пересылку я бы сам не догадался. у меня старый ящик с универа до сих пор форвардит на основной, и я ни разу не думал, что там второй сервер что-то решает за меня.

а можно глупый вопрос? если spf на пересылке не сошёлся, dkim-подпись же должна пережить форвард, если письмо не трогали? или старые пересыльщики любят дописать футер в тело, и тогда разваливается всё сразу? хочу понять, по какой строке в Authentication-Results видно, что виноват именно форвард.

max_nn писал:
по какой строке в Authentication-Results видно, что виноват именно форвард

spf=fail при dkim=pass с d= вашего домена похоже на пересылку. Но сначала я бы сверил адрес и время: куда именно ушло письмо и есть ли строка в логе на эту минуту. У нас любят сразу говорить «ящик местный, вот и не дошло», а потом оказывается старый адрес с опечаткой.

farid_tash писал:
старый адрес с опечаткой

У меня менеджеры полгода слали КП клиенту на «gmial». В CRM статус «отправлено», клиент молчит, менеджер ставит «отказ». Всплыло, только когда я начал слушать звонки. На третьем созвоне клиент говорит: «так вы ничего не присылали».
Для клуба на тридцать человек я бы раз в год сверял список адресов, а время встречи дублировал одной строкой в мессенджер. «Отправлено» ещё не значит «узнали».

nik_calls писал:
время встречи дублировать одной строкой в мессенджер

Да, только тут есть подвох: как только время живёт в двух местах, рано или поздно оно разъезжается) Однажды у меня секретарь хорового кружка перенесла репетицию на полчаса и поправила это в чате. Письмо и страничка на сайте остались со старым временем. Половина пришла к шести, половина к половине седьмого, и все были правы 🤦

Поэтому я бы ещё переделала само письмо, чтобы его не нужно было открывать. Тема не «Рассылка клуба, ноябрь», а «Встреча 14.11, 19:00, библиотека на Садовой». Тогда главное видно в уведомлении на телефоне, в превью списка и даже в поиске по ящику. Многие письма клуба вообще не открывают, а тему пробегают глазами.

И лучше держать одно место, где время всегда правильное: закреп в чате или страничку «Ближайшая встреча», которую секретарь сама правит без чьей-то помощи. А в письме и в мессенджере давать короткую строку и ссылку туда. Если всё перенесли, исправить нужно только в одном месте.

К логам и заголовкам это, конечно, ничего не добавляет. Там правильно разбираются, куда делось письмо после 250. Но пока это выясняют, тридцать человек хотя бы будут знать, во сколько приходить.

olya_web писал:
Тема не «Рассылка клуба, ноябрь», а «Встреча 14.11, 19:00, библиотека на Садовой».

Да, только главное надо ставить в самое начало. У соседа по гаражу стоит старый Outlook на XP, я её третий год реанимирую. В списке писем у него видно символов тридцать, остальное съедает многоточие. Тема «Клуб: напоминание о встрече…» превратится в одно многоточие. Так что сначала дата и время, место потом: его и так все знают)